数字化转型驱动财务效率升级

引言

中共中央、国务院发布的《数字中国建设整体布局规划》为中国的未来发展勾勒蓝图，其中强调“数字挂帅”时代来临。随着大数据、云计算、人工智能等新兴技术的蓬勃发展，企业尤其是中大型企业在财务数字化转型升级中受益显著，实现了降本增效。苏州英格玛服务外包股份有限公司（以下简称“英格玛”）作为人力资源外包领域的领军企业，在华东地区拥有广泛的影响力，其业务覆盖140余家分支机构，管理团队规模达940人，外派雇员逾10万人，年培训及供应人才能力超20万人。截至当前，英格玛荣获全国性荣誉逾20项，被评选为“全国就业与社会保障先进民营企业”。

组织结构与业财挑战

面对复杂组织架构、庞大人员规模与薄弱系统关联控制，英格玛在财务管理上面临诸多痛点。140+家分支机构需要独立核算，但所有财务工作需集中处理，导致财务部门工作量大、强度高。具体挑战包括：

• 差旅报销效率低：销售人员分布广泛，纸质审批耗时；发票需手动核算税点进行抵扣认证，易出错。
• 发票管理困难：财务手工校验发票，工作量巨大；调整发票使用规范影响报销进度。
• 备用金核销复杂：事前借款多，手工核销繁琐，数据常出错，查账效率低下。
• 手工制证耗时耗力：每月财务人员需手工制作凭证。
• 财务数据分析滞后：报销、采购、支付等多系统间存在数据孤岛，数据分析缺乏整合，人工收集和计算耗时，难以支持决策。

解决方案与数字化转型

针对上述痛点，英格玛财务信息化中心总监徐思泽提出，通过与行业领先软件产品解决方案提供商的合作，实现内部产品理念的先进灌输、长期数字化收益的着眼以及复合型人才的积极培养。通过数字化建设，将业务操作节点内嵌至系统中，固化流程或实现部分流程自动化执行，以集中共享数据，全面监控财务状况，实现成本节约与流程效率提升，为经营管理决策提供数据支持。

合思·易快报的助力

2019年，英格玛与合思·易快报达成合作，聚焦解决业财痛点，按需分期建设，实现：

• 优化报销流程：提升效率，规避合规风险。
• 数据集成：实现与银企CBS系统、钉钉、用友NCC系统及内部EIS业务系统等的互联互通。
• 强化资金管控：前置风险管控，提升资金效率。
• 自动化流程：报销、支付、记账等流程自动化生成，减轻财务工作负担。
• 增强数据分析：及时性与有效性提升。

多业务场景下的效果

通过合作，合思·易快报为英格玛财务部完成三期数字化建设，实现了从单一系统到多业务系统集成的转变，显著提升了规范报销流程、发票合规管理、业务单据穿透、备用金控制与差旅补贴控制等多业务场景下的效率。

• 移动报销引入：报销流程线上化，大大缩短周期，降低邮递成本。
• 自动处理发票：170家法人主体的发票校验自动处理，合规性与效率均得到提升。
• 数据无缝流转：实现EIS业务系统与合思·易快报审批的实时推送，支付对接减少人工核对，保障发薪工作的及时准确。
• 暂支管控加强：备用金使用更加合理，降低资金风险。
• 差旅补贴标准预置：确保补贴不超标，管理更加灵活。

持续追求与规划

英格玛财务部正持续推动财务数字化建设，计划上线合思商城与合思·易会档产品，以期实现全链路自动化无需报销目标。未来，借助合思全链路L4级无需报销解决方案，英格玛将构建从消费、报销、验票、审批、支付、记账到数据归档的全链路数字化闭环，实现员工无需垫资、无需开票、无需提单，财务压力极致释放，数据流程安全合规，为企业实现全流程费用管控，进一步提升财务数字化建设水平，实现降本增效目标。

结语

通过与合思·易快报的合作，英格玛不仅解决了传统财务管理中的痛点，还成功实现了财务流程的数字化升级，提升了运营效率，优化了员工体验，为公司的可持续发展奠定了坚实的基础。未来，随着数字化转型的深入，英格玛将继续探索更先进的财务管理解决方案，以应对日益复杂的业务挑战，引领人力资源外包行业的数字化转型潮流。