数字化转型驱动财务效率升级

引言

中共中央、国务院发布的《数字中国建设整体布局规划》为中国的未来发展提供了重要指导，其中强调“数字挂帅”时代来临，推动了大数据、云计算、人工智能等技术的广泛应用。在这一背景下，企业正通过有序推动财务数字化转型升级，以实现降本增效，尤其是在组织结构复杂、人员众多、系统关联控制薄弱的中大型企业中，这一需求尤为迫切。

英格玛的数字化实践

作为中国领先的人力资源外包服务企业，苏州英格玛服务外包股份有限公司（简称“英格玛”）在华东地区建立了双总部格局，旗下拥有140多家分支机构，管理团队人数逾940人，外派雇员数量超过10万人，年培训及供应人才能力达20万人。截至当前，英格玛已荣获多项全国性荣誉，被评为“全国就业与社会保障先进民营企业”。

组织与人员挑战

面对复杂的组织结构和庞大的人员规模，英格玛面临显著的业财融合痛点。其140+家分支机构需要独立核算，但所有财务工作集中到总部处理，导致财务部门工作量大、工作强度高。在此背景下，财务信息化建设虽已启动，但受内部共识、资金投入、人才储备等因素影响，起步较晚，亟待解决的关键问题包括：

• 差旅报销效率低：销售业务人员分布广泛，纸质审批耗时，发票需员工手动核算税点，易出错。
• 发票管理困难：财务接收发票后需手工校验，工作量巨大；需手动调整发票使用规范，影响报销进度。
• 备用金核销复杂：事前借款频繁，手工核销繁琐，数据错误频发，查账效率低下。
• 手工制证耗时：每月财务人员需手工制作凭证，耗时耗力。
• 财务数据分析滞后：报销、采购、支付、记账、归档等系统存在数据孤岛，数据分析难以整合，人工收集与计算费时费力，时效性无法保障。

解决方案与策略

英格玛财务信息化中心总监徐思泽提出，通过与行业领先的软件产品解决方案提供商合作，从三个方面提升企业整体财务数字化水平：

1. 产品理念灌输：引入先进的数字化理念，着眼于长期的数字化收益。
2. 复合型人才培养：培养既懂技术又懂业务的复合型人才。
3. 流程优化与系统集成：通过数字化建设，将业务操作节点嵌入系统，固化流程或实现部分流程自动化执行，集中共享数据，全面监控财务状况，节约人力成本，提高流程效率，并为决策提供有力的数据支持。

合思·易快报的助力

2019年，英格玛与合思·易快报合作，通过构建费控报销系统，实现了以下几个方面的显著改善：

• 规范流程与提升效率：简化报销审批流程，提高效率，降低合规风险。
• 系统集成与数据连通：实现费控报销系统与其他业务系统（如银企CBS系统、钉钉、用友NCC系统、内部自研EIS业务系统）的互联互通。
• 强化管控与自动化：自动化生成报销、支付、记账流程，减轻财务工作负担，加强数据分析的及时性和有效性。
• 合规与高效发票管理：自动处理170家法人主体的发票校验，确保合规性的同时提高效率。
• 多业务场景优化：实现从单一系统到多业务系统集成的转变，在报销流程、发票管理、业务单据穿透、备用金控制、差旅补贴控制等领域带来显著提升。

数字化转型的成果与展望

通过与合思·易快报的合作，英格玛财务部实现了从线下纸质单据到线上数字单据的全程流转，适应了企业数字化转型的趋势。在流程效率、系统集成、财务作业自动化、暂支管控和财务报表分析等方面取得显著提升。未来，英格玛将继续深化财务数字化建设，规划上线合思商城与合思·易会档产品，旨在实现全链路数字化闭环，包括聚合消费、费用报销、智能审批、自动支付、财务记账、数据归档等功能，以期达到无需垫资、无需开票、无需提单的目标，释放财务压力，确保数据流程安全合规，实现“事前、事中、事后”全流程费用管控，进一步提升财务数字化建设水平，实现更加显著的降本增效。